【設定マニュアル】18. 代理店管理

請求管理機能①｜台帳の自動連携

代理店からの予約は、OMUSUBIの台帳機能に自動で反映されます。
紙やExcelでの管理をする必要がなくなり、業務の効率化を図ります。

  販売代理店の請求状況が自動的に反映され
ひと目で確認や管理が可能

請求管理機能②｜金額の自動計算

予約データから、販売手数料や最終的な請求金額をシステムが自動で算出します。
人為的な計算ミスや集計作業の手間を大幅に削減します。

  請求データの紐づけや金額計算はすべて自動
販売手数料も加味して算出します

請求管理機能➂｜請求書PDFをワンクリックで発行

請求管理の内容に基づき、PDF形式の請求書を自動で発行します。
データを打ち込んで一から作成することなく、ボタンひとつで簡単に正式な請求書を作成することが可能です。

  請求書のプレビュー機能や電子印鑑の登録も可能
別途請求書を作成する手間を削減します

「販売代理店」とは

販売代理店とは、ホテル、旅行会社、観光案内所など、貴社のアクティビティを紹介・販売をおこなう営業パートナーです。

  課題
代理店経由の予約は、自社の台帳とバラバラになりがちで、月末の照合や手数料計算に膨大な時間がかかる。

  解決
本機能を使用すれば、代理店予約が自社台帳へ自動連携され、請求額も自動算出されます。

販売代理店の登録について

 
新しく連携したい代理店様が見つかりましたら
弊社担当営業までお気軽にご相談ください。

販売代理店の新規登録や追加設定は、弊社の社内管理画面で設定いたします。
OMUSUBIの機能と連携し業務効率を向上していただけるよう、設定からしっかりサポートさせていただきます。

OMUSUBI管理画面側

事業者情報の登録①

• TOPページ左側のサイドメニューより、[請求管理]をクリックします。
• [販売代理店 請求管理]をクリックします。
• [事業者情報を編集]をクリックします。

事業者情報の登録②

基本情報ページの項目「請求先」までスクロールをします。
以下の必須項目を入力してください。

• 適格請求書発行事業者登録番号：インボイス番号（T+13桁の番号など）
• 支払先口座：売上の振込先口座情報（例：テスト銀行/サンプル支店/普通 0123456/株式会社テスト）
• 請求書宛名：請求書の発行元として印字される事業名。（任意）

最後に[保存]をクリックします。

販売手数料率を設定

各販売代理店に適用する手数料率を設定します。

• TOPページ左側のサイドメニューより、[請求管理]をクリックします。
• [販売代理店 紹介手数料設定]をクリックします。
• [新規追加]をクリックします。
• 「販売代理店」の項目にて、対象の代理店名を選択します。
• 「手数料率（％）」の項目に、販売代理店に適用する手数料率を入力します。（例：15%）
• 「対象期間」の項目に、手数料率の適用を開始する年月をカレンダーより選択します。
• [登録する]をクリックし、完了です。

手数料率についてのポイント

  未設定エラーにご注意ください
手数料率が設定されていない販売代理店がある場合、画面上部に黄色の警告メッセージが表示され、
請求処理を行うことができません。請求処理を行う前に、必ず手数料率を設定してください。

  手数料率を変更した場合
途中で手数料率を変更した場合、設定した「適用開始月」以降の請求から新しい手数料率が適用されます。
なお、すでに確定済みの過去の請求には影響しません。

OMUSUBI管理画面側

請求内容の確認①

• TOPページ左側のサイドメニューより、[請求確認]をクリックします。
• [販売代理店請求管理]をクリックします。
• 「絞り込み条件」より、確認したい内容の条件を入力し、[絞り込む]をクリックします。

■絞り込み条件の設定項目について
・対象年月：請求対象の年月
・ステータス：「未確定」または「確定済み」
・販売代理店：内容を確認したい販売代理店名

請求内容の確認②

• 対象となる販売代理店の右側にある、[詳細]をクリックします。

請求内容の確認➂

請求詳細・編集画面にて、請求内容の詳細が表示されます。
内容の変更がある場合は各項目を入力します。

 請求書のダウンロードについて
「最終請求金額（税込）」内に表示されて[請求書（見本）]をクリックすると、PDF形式の請求書のサンプルをダウンロードすることが可能です。
[請求を確定する]をクリックすると、請求内容が確定され、正式なPDF形式の請求書をダウンロードすることが可能です。

システムが行う金額計算のしくみ

システムはすべての計算を「税込価格」で自動処理します。（※小数点以下は切り捨て）

  計算例
売上　100,000円　×　手数料　15%　＝　販売手数料　15,000円
請求金額　85,000円　＋　調整金　500円　＝　最終請求金額　85,500円

OMUSUBI管理画面側

請求詳細・編集画面を表示する

• TOPページ左側のサイドメニューより、[請求確認]をクリックします。
• [販売代理店 請求管理]をクリックします。
• 請求一覧に表示された、該当の販売代理店の右側の[詳細]をクリックします。

支払期限の設定

• 基本情報内の対象期間の項目にて、「支払期限」をクリックし表示されるカレンダーより、支払期限に設定したい年月を選択します。

※請求内容を確定するには、支払期限を必ず設定します。

調整金の設定①

振込手数料や割引などの調整金がある場合は、ここで設定を行います。

• 基本情報内の「調整金」の項目にて、[+調整金を追加]をクリックします。

調整金の設定②

• 表示される入力項目にて、「名目」、「金額」を入力します。

※マイナスの場合は、金額の前に「-（マイナス）」を付けてください。（例：-500）

調整金の設定➂

• 調整金を入力後、[保存]をクリックすると、調整金を加味した請求内容が「調整金合計」と「最終請求金額（税込）」に反映されます。

OMUSUBI管理画面側

請求内容確認・編集画面を表示する

• TOPページ左側のサイドメニューより、[請求管理]をクリックします。
• [販売代理店 請求管理]をクリックします。
• 該当の販売代理店の右側にある[詳細]をクリックします。

見本の請求書で内容を確認をする

• 「最終請求金額（税込）」内の[請求書（見本）]をクリックします。
• 見本用の請求書がPDF形式でダウンロードされます。ダウンロードされた見本請求書を確認し、修正があればOMUSUBI管理画面にて行います。

見本の請求書について

見本の請求書には「SAMPLE」の透かし文字が入ります。
また、見本の請求書には左上の「請求書番号」が表示されません。請求の確定を行った後に発行される正式な請求書には請求書番号が表示されます。

請求を確定する

見本の請求書を確認し、内容に間違いがなければ正式な請求書を発行します。
確定すると、「請求書番号」が自動で割り振られます。
  請求を確定したあとは金額の変更や取り消しなどができませんのでご注意ください。

• [請求を確定する]をクリックします。
• 正式版PDF請求書のダウンロードを確定後、透かしの無い請求書PDFをダウンロードすることが可能です。

見本請求書と正式版請求書の違いについて

見本PDF（事前確認用）

• 「SAMPLE」の透かし文字が入ります。
• 請求書番号は表示されません。

正式版PDF（代理店送付用）

• 透かし文字が入らない正式な請求書PDFが発行されます。
• 左上に「請求書番号（INV…）」が自動で印字されます。

請求内容の「未確定」と「確定済み」の違いについて

誤操作を防ぐため、請求確定後は画面の表示が切り替わり、編集がロックされます。

OMUSUBI管理画面側

契約プラン変更時のアラート例①

「成果報酬制プラン」から「フリープラン」または「月額制プラン」へプラン変更を行う際、連携している代理店との連携解除のアラート画面が表示されます。

• TOPページ左側のサイドメニューより、[請求確認]をクリックします。
• [請求管理]をクリックします。
• 請求管理画面内の契約プラン変更切替えの項目にて、変更したいプラン（フリープランまたは月額制プラン）を選択し[申込]をクリックします。

契約プラン変更時のアラート例②

アラート画面の中に、現在連携中の代理店名が表示されます。
契約プラン変更の申し込みを行うことによって、これらの代理店との連携が即時解除となり、代理店側のプランの「自社フォーム公開」が自動的に無効となります。

• 内容を確認し、申込みをする場合は[OK]をクリックします。

代理店側からの見え方

連携が解除された際、代理店側の画面では以下の状態となります。

■プラン一覧でのステータス表示
プランごとに、販売の可否がバッジで表示されます。

■編集・予約の制限
「代理販売不可」となったプランの詳細画面では、以下のような制限がかかります。

• アラート表示：「【代理販売が不可のプランです】開催事業者のOMUSUBI契約プランが月額・フリープランのため変更できません。」という警告が出ます。
• 編集不可：内容を修正するための「編集する」ボタンが消え、操作ができなくなります。
• 予約停止：お客様向けの予約画面から、そのプランが非表示（または選択不可）になります。

その他、よくある質問の「代理店連携編」もあわせてご覧ください。
操作方法に関する不明点や、再連携（復旧）の手順詳細については、お気軽に担当の営業スタッフまでお問い合わせください。

集計・ルール編

Q. 予約が一覧に表示されません。

「予約確定」の状態で、かつ「参加日」が対象月内の予約のみ表示されます。
仮予約・キャンセル・直接予約は対象外となります。

Q. 消費税の計算はどうなっていますか？

すべて「税込価格」で計算されます。
請求書PDFファイルの下部には「内消費税」として自動で計算・表示されます。

Q. 途中で手数料率を変更したらどうなりますか？

設定した「適用開始月」以降の請求から新しい手数料率が適用されます。
確定済みの過去の請求には影響されません。

修正・安全性編

Q. 請求を確定した後に、金額の修正はできますか？

できません。
代理店様との認識のズレを防ぐため、確定後は金額編集がロックされます。修正が必要な場合は、次月の「調整金」として相殺するか、管理者へご相談ください。

Q. 請求確定後に元の予約データを変更したら、請求書の金額も変わってしまいますか？

変わりません。
確定時のデータが強固に保護されるため、後から予約内容を変更しても発行済みの請求書には影響しませんのでご安心ください。

代理店連携編

Q. 契約プランを変更すると、必ず代理店との連携が解除されますか？

「月額プラン」または「フリープラン」へ変更する場合のみ解除されます。

Q. 連携が解除されたあと、すでに入っている予約はどうなりますか？

変更前にお申し込み済みの既存予約はそのまま残りますのでご安心ください。
ただし、変更した瞬間から「新規予約」は入らなくなります。

Q. 契約プラン変更時のアラート画面に表示される代理店名はどこから取得されていますか？

OMUSUBIに登録された代理店販売連携中の事業者名が自動で表示されます。

Q. 間違えてプラン変更の申し込みをしてしまった！キャンセルできますか？

契約プラン変更時のアラート画面に表示されている、申し込み[OK]ボタンを押した後は即座にシステムへ反映されるため、画面上でのキャンセルはできません。
誤って変更してしまった場合は、すぐに担当の営業スタッフまでご連絡ください。

Q. 代理店側で「代理販売不可」のプランを編集したいと言われたら？

システム上、代理店側では編集はできません。
事業者が契約プランを「成果報酬制」に戻した上で、再連携の手続きを行う必要があります。