【設定マニュアル】04. 予約情報管理（人数／プラン／日時変更）

OMUSUBI管理機能
予約情報一覧画面での操作手順

予約一覧画面で予約情報を確認する

1. TOPページ左上、[メニュー]をクリックします。
2. [予約一覧]をクリックします。

予約一覧画面の表示

各予約情報の「流入元」に記載されている内容が、予約が実行された媒体です。[自社サイト経由]と記載されている場合は、自社HPからのご予約となります。
▼そのほかの流入元
・手入力（電話予約などの手入力分）
・レジャー経由（沖楽サイト経由）
・各OTA（じゃらん/アソビューなど）

検索条件の表示項目について

検索条件の「表示項目・並び替え」の項目を編集することで、予約一覧に表示される項目の変更を行うことが可能です。
赤色背景の「表示する項目」内にある項目のみが、予約一覧に反映されます。

表示する項目と表示しない項目の選択方法

予約一覧に表示する項目を選択することで、見たい予約情報のみを一覧に表示することが可能です。
赤色背景の「表示する項目」にある項目が予約一覧に表示される項目です。
灰色背景の「表示しない項目」は予約一覧に表示されない項目です。

1. 該当の項目をクリックしたままスライドし「表示する項目」または「表示しない項目」へ移動させます。
2. [この条件で予約を検索]をクリックします。

項目の並び替え

表示項目・並び替えの、それぞれの項目を並び替えることが可能です。
項目の並び替えを行うことによって、予約一覧に表示される項目が連動して並び替えられます。

1. 該当の項目をクリックしたままスライドし、並び替えたい場所まで移動させます。
2. [この条件で予約を検索]をクリックします。

「表示する項目」内の並び順が変わったことで、予約一覧の項目の並び順も連動して変更されます。

フリーワード検索

フリーワード検索を行うことによって、探したいキーワードと一致する予約情報のみが予約一覧に表示されます。
また、フリーワード検索では、予約情報のメモに記載された内容を参照して一致したものを抽出します。

1. フリーワードの入力欄に、任意の文字を入力します。
2. [この条件で予約を検索]をクリックします。メモ内に入力した任意の文字の記載がある予約情報のみが予約一覧に表示されます。

  注意
・検索できるキーワードはひとつのみです。複数のキーワードでは検索できません。
・検索の対象は「検索しても情報が出てこない場合は、入力したキーワードに漢字の間違いや、余計なスペースなどが入っていないか確認してください。
・予約詳細のメモ欄の内容」と「予約フォームで代表者が入力した情報」のみです。同行者の情報は検索できません。

検索/表示条件を保存

よく使用する検索条件を保存することで、検索条件を毎回設定する手間が省け、検索を簡単に行うことが可能です。

1. 画面右上の[検索/表示条件を保存]をクリックします。
2. 「表示条件を保存」というポップアップ画面が表示されます。表示条件の名前の入力欄に任意の名前を入力し、保存する表示条件に名前を付けます。
3. [新規保存する]をクリックし、完了です。

保存した検索条件の表示

1. 画面左上の、保存された検索条件のドロップボックスをクリックし、該当する検索条件を選択します。
   検索条件を選択すると、検索条件に内容が反映されます。

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予約情報詳細画面での操作手順

予約詳細画面の表示方法

1. TOPページ左上、[メニュー]をクリックします。
2. [予約一覧]をクリックします。
3. 予約一覧画面が表示されます。該当のお客様番号をクリックすると、予約詳細ページが表示されます。

変更履歴での更新者名について

予約詳細画面の情報を編集すると、画面内の「変更履歴」に[日時・更新者][項目][変更前][変更後]が記録されます。
この[更新者]について、編集を行うごとに更新者名を手動で選択して反映する方式と、ログイン時のアカウント名を自動で反映する方式と、2種類からいずれかを設定することが可能です。

「変更履歴」の[日時・更新者]の項目に「スタッフテスト」という更新者名が記録されています。

「予約編集履歴の記録方式」を設定する①

1. TOPページ右上の白枠内の[アカウント名]をクリックします。
2. ドロップダウンメニュー内の[アカウント管理]をクリックします。

「予約編集履歴の記録方式」を設定する②

アカウント管理画面にて、[アカウント一覧]と[受付スタッフ一覧]に登録された名称を確認することができます。
予約詳細画面での変更履歴の更新者名については、「予約編集履歴の記録方式」の項目にて、[スタッフ選択方式]と[ログインユーザー自動記録]より記録方式を選ぶことができます。

1. 「予約編集履歴の記録方式」の項目にて、[スタッフ選択方式]または[ログインユーザー自動記録]いずれかをクリックします。
2. [保存する]をクリックし、完了です。

「スタッフ選択方式」での表示

アカウント管理画面で「スタッフ選択方式」を設定した場合です。
予約詳細画面の情報を編集し[情報を更新]をクリックすると、「受付スタッフ選択」のポップアップ画面が表示されます。
この画面内の「受付スタッフ」の選択肢が「アカウント管理」画面での「受付スタッフ一覧」の内容と紐づいています。

1. ポップアップ画面内にて、「受付スタッフ」のドロップダウンメニューをクリックし、該当のスタッフを選択します。
2. [更新]をクリックし、完了です。

「ログインユーザー自動記録」での表示

アカウント管理画面で「ログインユーザー自動記録」を設定した場合です。
予約詳細画面の情報を編集し[情報を更新]をクリックすると、上部に「データベースへの保存に成功しました。」と表示されます。
予約詳細画面内の「変更履歴」にて、「アカウント管理」画面での「アカウント一覧」の[ログインID]または[ニックネーム]が自動で反映されます。

予約完了メールの再送機能について

予約完了時に送信される「予約完了メール」を登録済みのメールアドレス宛に再度送信することが可能です。

1. [予約完了メールを再送する]をクリックします。
2. 「予約完了メールを再送します。よろしいですか？」というポップアップ画面が表示されます。[OK]をクリックします。
3. 登録されたメールアドレス宛に予約完了メールが再送されます。

 注意
以下の予約では「予約完了メールを再送する」ボタンが表示されません。

・OTAメール取込予約（じゃらん・楽天トラベル等）
・契約プランが「フリー」または「月額」のショップの予約
・予約日（プラン開始日時）を過ぎた予約
・外部予約管理システム（ウラカタ連携）と連携している予約
・お客様のメールアドレスが登録されていない予約

予約の成約処理・成約メール送信のタイミングについて

お客様からの予約手続きが完了した後、システムが予約の成約処理を行います。
予約の成約処理が完了すると、「予約」状態が「成約」となり、成約のメールをお客様へ自動で送信します。

■成約処理のタイミング
・予約日の翌日に、前日までの予約が成約へ切り替わります。

■成約確認メールの送信のタイミング
・予約日の翌日または翌々日

■成約までの流れ
例）予約日が8月1日の場合
成約処理：8月2日に成約
成約確認メール（翌日）：8月2日に送信
成約確認メール（翌々日）：8月3日に送信

予約一覧画面にて、成約処理が完了しているとステータスに「成約」と表示されます。

参加者キャンセル時の料金自動調整①

参加者のキャンセルがあった場合、返金の有無の確定、キャンセル料を自動で調整する機能があります。

1. 参加者のキャンセルを行いたい予約の、予約詳細画面を表示します。
2. 「人数」の項目の[参加者キャンセル]をクリックします。

■参加者キャンセル時の料金自動調整について

• 参加者キャンセルの操作1回で、返金するかどうか・返金額の確定までまとめて完了できます
• キャンセル分の料金は、初期状態では返金されず、キャンセル料として保持される安心設計です
• 返金したい時は、金額を入力するだけで反映されます
• 返金する場合は理由が記録されるので、後から見返しても経緯がわかります
• 予約人数・在庫が自動で正しい状態になり、台帳とのズレがなくなります
• 別画面を開いて金額を計算し直す手間がなくなります

 注意
事前決済（オンラインカード決済）の予約のみが対象となります。

参加者キャンセル時の料金自動調整②

1. キャンセルをする参加者の「キャンセルする」のチェックボックスにチェックを入れます。
2. [保存]をクリックします。

参加者キャンセル時の料金自動調整➂

お客様へ返金する場合は、「変更後の合計金額」に、キャンセル後に事業者様が受け取る金額（キャンセル料として残す金額）を入力します。
現在の合計金額との差額が、お客様への返金額になります。

1. キャンセル料（事業者側が受け取る金額）を入力します。
   ※キャンセル料がない場合は「0」と入力します。
2. 金額を変更すると、「変更理由」の入力欄が表示されます。変更理由を入力します。
3. [保存]をクリックします。

 注意
現在の合計金額を超える金額は入力できません。

参加者キャンセル時の料金自動調整④

保存すると、予約人数・合計金額がまとめて確定します。
返金した場合は決済システムへの返金処理・予約詳細の変更履歴・料金内訳・予約台帳にも調整内容が自動で反映されます。

予約詳細画面での料金表示（調整金額内訳・変更理由つき）

予約台帳画面での料金表示

 メール通知について
返金処理が実行された場合、これまで通り「オンラインカード決済 減額のお知らせ」メールがお客様へ自動送信されます。
初期状態のまま（返金なし）保存した場合は返金処理自体が実行されないため、このメールは送信されません。

ご不明な点がございましたら、担当の営業スタッフまでお気軽にお問い合わせください。

OMUSUBI管理機能
予約情報詳細画面での参加人数追加手順

予約詳細画面の表示方法

1. TOPページ左上、[メニュー]をクリックします。
2. [予約一覧]をクリックします。
3. 予約一覧画面が表示されます。該当のお客様番号をクリックすると、予約詳細ページが表示されます。

予約詳細画面の表示

予約情報内の予約人数の項目の[参加者追加]をクリックします。

参加者追加画面の表示

1. 追加する参加者の情報を入力します。
2. [保存]をクリックし、完了です。

同一画面で、複数名の参加者フォームを追加する

参加者追加画面にて、2名以上の参加者を同時に追加することも可能です。
在庫グループを「人数」「件数」にて設定されている場合、こちらで設定した参加人数の増減が、該当の在庫へ連動して反映されます。

1. [参加者フォームを追加する]をクリックします。
2. 表示されたフォームに追加する参加者の情報を入力し、すべて入力し終えたら[保存]をクリックします。

OMUSUBI管理機能
プラン・日時の変更手順

予約詳細画面の表示方法

1. TOPページ左側のサイドメニューより、[予約・顧客管理]をクリックします。
2. [予約一覧]をクリックします。
3. 予約一覧画面が表示されます。該当のお客様番号をクリックすると、予約詳細ページが表示されます。

予約詳細画面の表示

1. 画面右側に表示されている[日時・プラン変更カレンダー]にて、変更する日付・時間を選択します。
   カレンダー内の在庫がある日時をクリックします。また、プランを変更する場合はカレンダー上部のプラン名をクリックし、一覧から選択してください。

  現在の日付より過去の日付も選択が可能です。

プラン名をクリックすると、選択できるプラン名が一覧で表示されます。該当するプラン名をクリックします。

カレンダー内の在庫がある日時をクリックすることで、予約の日時変更が可能です。

変更確認ポップアップ画面の表示

1. 変更確認画面にて内容を確認し問題がなければ、[OK]をクリックします。
2. 「プラン変更時はレンタル情報がリセットされます」というポップアップ画面が表示されます。[OK]をクリックし、完了です。