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【設定マニュアル】09. 顧客メッセージ送受信
MANUAL
マニュアル
MANUAL
目次
マニュアル
機能概要
予約詳細ページにメールアドレスのご登録があるお客様へ、管理画面にてメッセージの送受信が可能です。
予約者はマイページよりメッセージの送受信を行うことができ、予約プラン内容や集合場所・プラン開始時間の確認が可能です。
お客様ページ側
OMUSUBI管理画面側
予約詳細画面を開く
- TOPページ左側のサイドメニューより、[予約・顧客管理]をクリックします。
- [予約一覧]をクリックします。
- 予約一覧より、該当のお客様番号をクリックします。
予約詳細画面の表示
予約詳細画面右側のお問い合わせにて、メッセージの送受信の内容が表示されます。
予約時のメッセージ返信手順/予約通知メール
お客様よりプランへのご予約があった際、ご予約通知メールを送信しご予約情報をおしらせすることが可能です。
メールの内容は直接手入力、もしくは登録されたテンプレート文章を使用することが可能です。
また、予約完了のメールだけでなく、予約不可のおしらせや、外国語での文章入力にも対応しております。
予約通知メール
OMUSUBI管理画面側
- TOPページ左側のサイドメニューより、[予約・顧客管理]をクリックします。
- [予約一覧]をクリックします。
- 予約一覧画面より、該当のお客様番号をクリックします。
予約詳細画面の表示
[お問い合わせへの回答・履歴を見る]をクリックします。
お問い合わせ回答フォームの表示
- 右側の[返信内容]にお客様へ送るメッセージを入力します。
左側の各種テンプレートボタンをクリックして[返信内容]にテンプレート文を反映させることも可能です。 - [メッセージ送信]をクリックし、完了です。
予約時のメッセージ返信手順/各送信ボタンの機能
お問い合わせ回答フォームには、テンプレート文章と反映するための各種ボタンが配置されています。
ボタンをクリックしてテンプレート文章を返信内容に自動的に反映することで、お客様へのメッセージを毎回手入力する手間が省け、ご入力を防ぐことも可能です。また、タブを切り替えて言語の切り替えを行うことも可能です。
テンプレート文の登録方法はこちら｜返信テンプレートの設定手順/テンプレート登録
お問い合わせ回答フォームの各種ボタンの説明
| 通常テンプレート | 予約内容を返信内容に反映します。 |
|---|---|
| 予約受入不可 | ご予約が受入不可の場合の文章を反映します。 |
| 前日予約確認メールテンプレート | ご予約日の前日確認のための文章を反映します。 |
| リセット | 返信内容のフォームに入力された文章を消去します。 |
| 予約情報の入力依頼 | お客様の予約情報に不足情報がある場合、 マイページにてご入力いただくようマイページURLを送信します。 |
| メッセージ送信 | お客様へ入力内容を送信します。 |
| 予約確定送信 | 予約の確定のおしらせをワンクリックでお客様へ送信します。 クリックをすると内容の確認ポップアップ画面が表示されます。 |
| 予約受入不可送信 | 予約の受入不可のおしらせをワンクリックでお客様へ送信します。 クリックをすると内容の確認ポップアップ画面が表示されます。 |
予約確定送信・予約受入不可送信のポップアップ画面
予約確定送信・予約受入不可送信のボタンをクリックすると、確認のためのポップアップ画面が表示されます。
- 内容を確認し、問題なければ[OK]をクリックします。お客様へメールが送信されます。
「予約確定送信」をクリックした場合
「予約受入不可送信」をクリックした場合
言語タブの切り替え
お問い合わせへの回答フォーム内に、各種言語タブがあります。
タブをクリックすると、該当の言語での表示に切り替わります。
返信テンプレートの設定手順/テンプレート登録
お客様へのメール返信用の文章をテンプレートとして登録しておくことで、お客様への返信を簡単に行うことができる機能です。
テンプレートの新規追加、編集、削除、並び替えの方法をご説明いたします。
OMUSUBI管理画面側
メール返信テンプレート一覧画面の表示
- TOPページ左側のサイドメニューより、[予約・顧客管理]をクリックします。
- [メール返信テンプレート]をクリックします。
メール返信テンプレート一覧画面の表示
メール返信テンプレート一覧画面にて、登録されている返信用テンプレートが一覧で表示されます。
メール返信テンプレートの新規追加①
テンプレートの新規追加をします。
メール返信テンプレート一覧画面にて、[新規追加]をクリックします。
メール返信テンプレートの新規追加②｜メール返信テンプレート新規追加画面の表示
- [テンプレート種別]、[テンプレート名]、[デフォルト表示データ]、[本文]をそれぞれ入力します。
- [保存する]をクリックし、完了です。
| テンプレート種別 | 通常テンプレート：お客様へのお問い合わせ、予約リクエストなどへの返信のためのテンプレートの場合はこちらを選択してください。 |
|---|---|
| テンプレート名 | 管理用の名称です。お客様に送信はされません。 |
| デフォルト表示データ | チェックを入れた項目は、本文前にお客様ごとの情報が表示されます。 |
| 本文 | 入力した内容がお客様へ送信されます。本文の前に必ずお客様名が宛名として入ります。 |
メール返信テンプレートの編集①
既存テンプレートの編集をします。
該当のテンプレートの[編集]をクリックします。
メール返信テンプレートの編集②｜メール返信テンプレート編集画面の表示
- 該当の項目を編集します。
- [保存する]をクリックし、完了です。
メール返信テンプレートの削除
テンプレートの削除をします。
- 該当のテンプレートの[削除]をクリックします。
- 「削除してもよろしいですか？」とポップアップ画面が表示されます。[OK]をクリックし、完了です。
メール返信テンプレートの確認①
既存テンプレートの内容を確認します。
該当のテンプレートの[表示する]をクリックします。
メール返信テンプレートの確認②｜メール返信テンプレート一覧画面の表示
既存テンプレートの内容がポップアップ画面で表示されます。
メール返信テンプレートの並び替え方法
テンプレートの並び順を変更することが可能です。
- テンプレート種別名の左側にある「（三本線）」をクリックしたままドラッグ＆ドロップをして、配置したい位置へ移動させます。
- [並び順を保存する]をクリックし、完了です。
返信テンプレートの設定手順/テンプレート返信
登録したテンプレート文章を使用して、お客様へのメールの返信を行うことが可能です。
テンプレート返信を行うことで、都度直接入力する手間が省け、誤入力を防ぐことが可能です。
テンプレート文の登録方法はこちら｜返信テンプレートの設定手順/テンプレート登録
OMUSUBI管理画面側
- TOPページ左側のサイドメニューより、[予約・顧客管理]をクリックします。
- [予約一覧]をクリックします。
- 予約一覧画面より、該当のお客様番号をクリックします。
予約詳細画面の表示
- [お問い合わせへの回答・履歴]をクリックします。
お問い合わせ回答フォームの表示
- [返信内容]の左側に各テンプレートのボタンが表示されます。該当のテンプレートをクリックします。
登録したテンプレートの内容が[返信内容]に反映されます。内容を消去したい場合は[リセット]をクリックします。 - [メッセージ送信]をクリックし、完了です。
アドレス登録不備/管理画面でのアラート表示
予約フォームにて、お客様側でのメールアドレスの入力に不備がありエラーメールとなってしまった場合、予約詳細画面上で注記を表示いたします。
OMUSUBI管理画面側
- TOPページ左側のサイドメニューより、[予約・顧客管理]をクリックします。
- [予約一覧]をクリックします。
- 予約一覧画面より、該当のお客様番号をクリックします。
予約詳細画面の表示
メールがエラーとなってしまった場合は、赤字でアラートが表示されます。
メールがエラーとなった場合、管理画面経由にてメッセージ送信不可となり、メッセージ入力画面へ遷移するボタンは表示されません。
※アラートが表示された場合は、お手数ですがお客様へお電話にて、ご予約受入の可否のご連絡をお願いいたします。
※お客様のメール利用環境により、アラートが表示されるタイミングが異なります。
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